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PME · Une fiche à garder, sans inscription

Avant d’automatiser Excel, décrivez une tâche et son résultat attendu

Vous recopiez des données, rapprochez des exports ou corrigez les mêmes fichiers ? Décrivez une seule tâche à la fois. Vous obtiendrez une fiche de préparation pour préciser le travail à réaliser et les vérifications à conserver.

Télécharger la fiche texteLire les vérifications ↓

Lecture et téléchargement libres. Aucun fichier métier, compte connecté ou formulaire à remplir ici.

Observer avant de modifier

Les faits à vérifier et à noter.

  1. Choisissez une tâche et une fréquence

    Décrivez le geste répété avec vos mots : rapprocher deux exports, préparer une liste ou calculer un indicateur. Notez à quelle fréquence il revient et ce qui déclenche le travail. Gardez les autres sujets pour une fiche distincte.

    À noter : Une tâche précise, sa fréquence et la personne qui utilise le résultat, sans son nom.

  2. Décrivez les fichiers d’entrée

    Notez leur provenance, leur format, les colonnes utiles et ce qui permet de reconnaître une ligne. Indiquez l’outil et sa version si connus. Les fonctions disponibles peuvent différer selon Excel, sa version et son environnement.

    À noter : Source, format, colonnes, identifiant éventuel et outil utilisé. Gardez les fichiers réels dans votre entreprise.

  3. Rendez les règles explicites

    Précisez comment associer les lignes et traiter les dates, nombres, doublons, cellules vides et identifiants absents. Ne supposez pas qu’une ligne peut être supprimée parce qu’elle ressemble à une autre : la règle métier doit être validée.

    À noter : Règle de rapprochement, cas ambigus et décision attendue lorsqu’une donnée manque.

  4. Écrivez un résultat attendu sur un exemple fictif

    Préparez quelques lignes inventées qui représentent un cas normal et une anomalie. Décrivez ce que le fichier final doit afficher pour chacune. Évitez de remplacer seulement les noms dans un fichier contenant encore des données confidentielles.

    À noter : Entrées fictives, sortie souhaitée et anomalie qui doit rester visible.

  5. Définissez les contrôles de réception

    Choisissez des contrôles vérifiables : nombre de lignes, total attendu sur l’exemple, liste d’anomalies et comportement si un fichier source manque. Identifiez le rôle autorisé à valider le résultat et les actions qui nécessitent un accord distinct.

    À noter : Critères d’acceptation et validation humaine ; aucun envoi automatique ni modification d’un outil tiers présumés autorisés.

  6. Choisissez apprendre ou faire réaliser

    Si votre objectif est de refaire vous-même la tâche, préparez un accompagnement. Si vous voulez un fichier ou un processus livré, décrivez le livrable et ses contrôles. Ces deux objectifs appellent des missions différentes.

    À noter : Apprendre à refaire, faire réaliser ou choix encore à préciser ; résultat et échéance souhaités.

Votre point de départ

Une demande que l’on peut comprendre.

Complétez ces rubriques dans la fiche téléchargée, pour votre usage interne. Les exemples ci-dessous sont fictifs. Pour un premier contact, une description courte suffit ; les documents et accès seront organisés ensuite si nécessaire.

Tâche fictive
Rapprocher deux exports de commandes à chaque réception d’un nouveau fichier.
Entrée
Deux fichiers fictifs contenant un identifiant de commande et un statut.
Règle à valider
Rapprocher par identifiant et signaler un identifiant absent, sans supprimer silencieusement une ligne.
Sortie attendue
Une liste des commandes à vérifier, avec la raison de chaque anomalie.
Contrôle
Pouvoir expliquer les lignes reçues, les lignes rapprochées et les anomalies sur les exemples convenus.

Si vous souhaitez être accompagné

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Sources et méthode

Fiche préparée par Hexalocal à partir de situations de travail et des documentations ci-dessous, vérifiées le 4 novembre 2026. Elle aide à préparer une intervention ; elle ne réalise aucun diagnostic automatique.

Pour partager cette fiche : https://automatisation.hexalocal.fr/ressources

Retrouver les quatre fiches PME →